Der Kunde
Das Unternehmen zählt zu den betrieblichen Krankenkassen und betreut mehr als 500.000 Versicherte bundesweit.

Die Herausforderung
Für das Jahresgespräch mit dem Softwarehersteller sollte man bestenfalls optimal vorbereitet sein. Als Betriebskrankenkasse mit mehreren hundert Arbeitsplätzen sind im Bereich des Software Managements viele Herausforderungen gegeben, vor allem wenn IT-Infrastrukturen über Jahre hinweg wachsen. Diese zu verwalten und aufrecht zu erhalten bedarf vieler interner Ressourcen.
Das hat das Unternehmen dazu bewogen gemeinsam mit der Raynet, einem verlässlichen Partner, eine Compliance-Betrachtung durchzuführen.

Die Lösung
Mit Raynets einzigartigem Set aus einer toolgestützten Datenerhebung und Analyse sowie der kaufmännischen Expertise für die Sonderbedingungen des Lizenzrechts im öffentlichen Bereich, konnte das Projekt erfolgreich umgesetzt werden.

Im ersten Schritt wurde eine Inventarisierung der Systemlandschaft vollzogen, bei der Inventardaten von mehr als 1.000 Geräten mit Hilfe der Lösung RayVentory ausgelesen wurden. Auch die kaufmännischen Lizenznachweise konnten somit aufbereitet werden.

Daraufhin wurde eine vollumfängliche Lizenzbilanz aufgestellt, die für jedes einzelne Softwareprodukt Nutzung und auch zukünftigen Bedarf berücksichtigte. Die komplette Aufstellung erfolgte in nur 5 Arbeitstagen. Der tatsächliche Bedarf des Kunden konnte dann im Abschlussbericht umgesetzt und für die Vertragsverhandlung mit dem Hersteller genutzt werden.

Die Kundenvorteile
Die Umsetzung des Projektes ermöglichte Transparenz und Rechtssicherheit für den Umgang mit Software, was einen nachhaltigen, zukunftsorientierten Effekt hatte und die Aufwände für das Lizenzmanagement für die Folgejahre minimiert. Zudem konnte der Kunde nicht nur zusätzliche Personalaufwände vermeiden, sondern auch weitere Softwarekosten in beträchtlicher Höhe.

Fazit
Entscheidend für den Projekterfolg waren die Mitwirkung des Kunden und die erfolgreiche Abstimmung aller beteiligten Personen.

Ergebnis
Transparenz über alle eingesetzten Softwareprodukte des Herstellers sowie ein kostenoptimales Verhandlungsergebnis für Vertragsverhandlungen mit dem Hersteller.