Datum: 17. Juni 2025
In vielen Unternehmen lauert eine unsichtbare Gefahr: Schatten-IT. Der Begriff beschreibt die Nutzung von Software, Hardware oder anderen IT-Diensten, die ohne Wissen oder Genehmigung der IT-Abteilung eingeführt werden. Was auf den ersten Blick harmlos wirkt – ein Mitarbeiter, der schnell eine Datei über seinen privaten Cloud-Speicher teilt – kann schwerwiegende Folgen haben.
So schleicht sich Schatten-IT ins Unternehmen
Schatten-IT kann der Erfahrung nach auf zwei Hauptwegen entstehen:
- Verwendung nicht genehmigter Tools: Etwa, wenn Mitarbeitende sensible Unternehmensdaten über Plattformen wie Google Workspace teilen, obwohl offiziell nur Microsoft 365 erlaubt ist.
- Unerlaubter Zugriff auf genehmigte Systeme: Beispielsweise durch den Zugang zu Unternehmensdaten über ein persönliches Konto anstelle eines durch die IT kontrollierten Firmenkontos.
- Verwendung nicht genehmigter Software: Eine Mitarbeiterin lädt eigenständig ein Projektmanagement-Tool herunter oder nutzt eine Cloud-Version, um Aufgaben zu organisieren – ohne vorherige Freigabe durch die IT-Abteilung. Dabei werden unternehmensinterne Informationen außerhalb der offiziellen IT-Infrastruktur verarbeitet, was Sicherheitsrisiken und Datenschutzprobleme verursachen kann.
Ob aus Bequemlichkeit oder Unwissenheit – beide Wege öffnen Tür und Tor für Sicherheitsrisiken, Datenverluste und Cyberangriffe.
Trotz der offensichtlichen Gefahren nutzen viele Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter Schatten-IT aus nachvollziehbaren, wenn auch gefährlichen Gründen:
- Unwissenheit: Oft fehlen das Bewusstsein und die Weitsicht für die Risiken, die durch nicht genehmigte Tools direkt oder indirekt entstehen.
- Bessere Effizienz: Manche Tools sind benutzerfreundlicher oder leistungsfähiger als die offiziell zugelassenen. Um produktiver zu arbeiten oder Wettbewerbsvorteile zu sichern, greifen Mitarbeitende auf Alternativen zurück.
- Vereinfachte Zusammenarbeit: Um mit Kunden, Partnern oder Freelancern besser zusammenarbeiten zu können, greifen Mitarbeitende häufig auf Plattformen zurück, die außerhalb der offiziellen Unternehmens-IT liegen.
Man kann nur das schützen, was man sieht: IT Visibility als Grundgerüst für Cybersicherheit
IT Visibility ist der Schlüssel zu moderner Cybersicherheit, die den Datenverkehr sichert und Ihre Daten sowie Infrastruktur widerstandsfähig hält.
In diesem Whitepaper erfahren Sie, wie blinde Flecken Ihre Infrastruktur gefährden und wie IT-Visibility Ihnen hilft, Risiken kurz- und langfristig zu vermeiden:
- Optimieren Sie Ihre Sicherheitsstrategie
- Entdecken Sie Lücken und blinde Flecken im Sicherheitsprozess
- Bewahren Sie geschäftliche Flexibilität
- Sichern Sie sich Ihren Wettbewerbsvorteil
Die unterschätzten Risiken von Schatten-IT
Was kurzfristig Arbeitserleichterung verspricht, kann langfristig katastrophale Auswirkungen für Unternehmen und Organisationen haben:
- Verlust der Datenkontrolle: Die IT-Abteilung weiß oft nicht, welche Tools eingesetzt werden, wie Daten gespeichert oder übertragen werden.
- Datendiebstahl und Sicherheitsverletzungen: Schatten-IT bietet Angreifern eine perfekte Angriffsfläche. Laut einer Studie von IBM (2024) kosten Datenschutzverletzungen durchschnittlich 4,88 Millionen US-Dollar.
- Verstoß gegen Datenschutzgesetze: Unternehmen, die Vorschriften wie die DSGVO einhalten müssen, setzen sich bei unkontrollierter Datennutzung hohen Bußgeldern aus.
Die Gefährlichkeit von Schatten-IT liegt in ihrer Unsichtbarkeit: Man kann nur das schützen, was man kennt.
Wie können sich Unternehmen schützen?
Zum Glück gibt es wirkungsvolle Maßnahmen, um Schatten-IT zu erkennen und einzudämmen:
- Implementierung von Discovery-Lösungen: Eine leistungsstarke Discovery-Lösung kann dabei helfen, alle derzeit genutzten Systeme und Dienste – sowohl die genehmigten als auch die nicht genehmigten – zu identifizieren und zu überwachen. Anschließend können IT-Teams Richtlinien erstellen, um die Nutzung dieser Tools je nach Bedarf zu erlauben, einzuschränken oder zu blockieren.
- Einsatz eines Cloud Access Security Brokers (CASB): Diese Lösung bietet umfassende Schutzmechanismen für Cloud-Dienste, einschließlich Zugriffskontrolle und Data Loss Prevention (DLP).
- Schulungen für Mitarbeiter: Aufklärung über die Gefahren von Schatten-IT ist essenziell. Mitarbeitende sollten verstehen, welche Risiken private E-Mail-Adressen, nicht genehmigte Apps oder eigene Hardware mit sich bringen.
- Offene Kommunikation und „No Blame“-Kultur: Mitarbeitende sollten ohne Angst vor Sanktionen ihre tatsächlichen Arbeitsbedürfnisse kommunizieren dürfen. Oft entstehen Probleme einfach, weil keine offizielle Lösung angeboten wird.
- Einschränkung von Administratorrechten: Eliminierung von Administratorrechten, um die Installation unerlaubter Software und das Risiko von Sicherheitslücken zu minimieren.
Die Rolle einer Schatten-IT-Richtlinie
Eine klare und durchdachte Schatten-IT-Richtlinie bildet das Rückgrat der Prävention. Sie definiert die Regeln zur Einführung neuer Lösungen und Technologien und hilft dabei, Risiken frühzeitig zu erkennen und zu kontrollieren. Dennoch zeigt eine Umfrage von Entrust unter 1.000 IT-Experten, dass 37 % der Unternehmen keine klaren Konsequenzen für die Nutzung von Schatten-IT festgelegt haben – ein unverantwortliches Risiko in einer zunehmend digitalisierten Welt.
Fünf Takeaways zur Schatten-IT
1. Schatten-IT ist ein Geschäftsrisiko und kein reines IT-Problem
Nicht genehmigte Lösungen gefährden die Datensicherheit, Compliance und Unternehmensreputation – oft ohne Wissen der IT.
2. Vollständige Transparenz ist der erste Schritt zur Kontrolle
Nur wer seine komplette IT-Landschaft kennt, inklusive Schatten-IT, kann Risiken effektiv managen und beheben.
3. Mitarbeitende handeln selten böswillig, aber oft unbedacht
Fehlende Awareness und eingeschränkte Möglichkeiten bei der Auswahl von zugelassenen Lösungen führen häufig zur Nutzung von unsicheren und unerlaubten Alternativen.
4. Technologie allein reicht nicht
IT Asset Discovery-Lösungen oder CASB-Tools müssen mit Schulungen und einer offenen Unternehmenskultur kombiniert werden.
5. Ohne Richtlinien auch kein klarer Schutz
Eine unternehmensweite Schatten-IT-Policy mit klaren Konsequenzen ist essenziell – und diese Richtlinie fehlt nach aktuellen Studien bei mehr als einem Drittel der Unternehmen.
Fazit
Schatten-IT ist mehr als nur ein kleines Problem – sie ist ein potenzieller Brandherd für Sicherheitslücken, Datenverluste und gesetzliche Konsequenzen. Unternehmen, die sich nicht aktiv damit auseinandersetzen, riskieren nicht nur Millionenverluste, Höchste Zeit, Licht ins Dunkel zu bringen – bevor es zu spät ist.
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Lesezeit: 5 Minuten
Datum: 18. Juni 2025
In vielen Unternehmen lauert eine unsichtbare Gefahr: Schatten-IT. Der Begriff beschreibt die Nutzung von Software, Hardware oder anderen IT-Diensten, die ohne Wissen oder Genehmigung der IT-Abteilung eingeführt werden. Was auf den ersten Blick harmlos wirkt – ein Mitarbeiter, der schnell eine Datei über seinen privaten Cloud-Speicher teilt – kann schwerwiegende Folgen haben.
So schleicht sich Schatten-IT ins Unternehmen
Schatten-IT kann der Erfahrung nach auf zwei Hauptwegen entstehen:
- Verwendung nicht genehmigter Tools: Etwa, wenn Mitarbeitende sensible Unternehmensdaten über Plattformen wie Google Workspace teilen, obwohl offiziell nur Microsoft 365 erlaubt ist.
- Unerlaubter Zugriff auf genehmigte Systeme: Beispielsweise durch den Zugang zu Unternehmensdaten über ein persönliches Konto anstelle eines durch die IT kontrollierten Firmenkontos.
- Verwendung nicht genehmigter Software: Eine Mitarbeiterin lädt eigenständig ein Projektmanagement-Tool herunter oder nutzt eine Cloud-Version, um Aufgaben zu organisieren – ohne vorherige Freigabe durch die IT-Abteilung. Dabei werden unternehmensinterne Informationen außerhalb der offiziellen IT-Infrastruktur verarbeitet, was Sicherheitsrisiken und Datenschutzprobleme verursachen kann.
Ob aus Bequemlichkeit oder Unwissenheit – beide Wege öffnen Tür und Tor für Sicherheitsrisiken, Datenverluste und Cyberangriffe.
Trotz der offensichtlichen Gefahren nutzen viele Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter Schatten-IT aus nachvollziehbaren, wenn auch gefährlichen Gründen:
- Unwissenheit: Oft fehlen das Bewusstsein und die Weitsicht für die Risiken, die durch nicht genehmigte Tools direkt oder indirekt entstehen.
- Bessere Effizienz: Manche Tools sind benutzerfreundlicher oder leistungsfähiger als die offiziell zugelassenen. Um produktiver zu arbeiten oder Wettbewerbsvorteile zu sichern, greifen Mitarbeitende auf Alternativen zurück.
- Vereinfachte Zusammenarbeit: Um mit Kunden, Partnern oder Freelancern besser zusammenarbeiten zu können, greifen Mitarbeitende häufig auf Plattformen zurück, die außerhalb der offiziellen Unternehmens-IT liegen.
Die unterschätzten Risiken von Schatten-IT
Was kurzfristig Arbeitserleichterung verspricht, kann langfristig katastrophale Auswirkungen für Unternehmen und Organisationen haben:
- Verlust der Datenkontrolle: Die IT-Abteilung weiß oft nicht, welche Tools eingesetzt werden, wie Daten gespeichert oder übertragen werden.
- Datendiebstahl und Sicherheitsverletzungen: Schatten-IT bietet Angreifern eine perfekte Angriffsfläche. Laut einer Studie von IBM (2024) kosten Datenschutzverletzungen durchschnittlich 4,88 Millionen US-Dollar.
- Verstoß gegen Datenschutzgesetze: Unternehmen, die Vorschriften wie die DSGVO einhalten müssen, setzen sich bei unkontrollierter Datennutzung hohen Bußgeldern aus.
Die Gefährlichkeit von Schatten-IT liegt in ihrer Unsichtbarkeit: Man kann nur das schützen, was man kennt.
Man kann nur das schützen, was man sieht: IT Visibility als Grundgerüst für Cybersicherheit
IT Visibility ist der Schlüssel zu moderner Cybersicherheit, die den Datenverkehr sichert und Ihre Daten sowie Infrastruktur widerstandsfähig hält.
In diesem Whitepaper erfahren Sie, wie blinde Flecken Ihre Infrastruktur gefährden und wie IT-Visibility Ihnen hilft, Risiken kurz- und langfristig zu vermeiden:
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Wie können sich Unternehmen schützen?
Zum Glück gibt es wirkungsvolle Maßnahmen, um Schatten-IT zu erkennen und einzudämmen:
- Implementierung von Discovery-Lösungen: Eine leistungsstarke Discovery-Lösung kann dabei helfen, alle derzeit genutzten Systeme und Dienste – sowohl die genehmigten als auch die nicht genehmigten – zu identifizieren und zu überwachen. Anschließend können IT-Teams Richtlinien erstellen, um die Nutzung dieser Tools je nach Bedarf zu erlauben, einzuschränken oder zu blockieren.
- Einsatz eines Cloud Access Security Brokers (CASB): Diese Lösung bietet umfassende Schutzmechanismen für Cloud-Dienste, einschließlich Zugriffskontrolle und Data Loss Prevention (DLP).
- Schulungen für Mitarbeiter: Aufklärung über die Gefahren von Schatten-IT ist essenziell. Mitarbeitende sollten verstehen, welche Risiken private E-Mail-Adressen, nicht genehmigte Apps oder eigene Hardware mit sich bringen.
- Offene Kommunikation und „No Blame“-Kultur: Mitarbeitende sollten ohne Angst vor Sanktionen ihre tatsächlichen Arbeitsbedürfnisse kommunizieren dürfen. Oft entstehen Probleme einfach, weil keine offizielle Lösung angeboten wird.
- Einschränkung von Administratorrechten: Eliminierung von Administratorrechten, um die Installation unerlaubter Software und das Risiko von Sicherheitslücken zu minimieren.
Die Rolle einer Schatten-IT-Richtlinie
Eine klare und durchdachte Schatten-IT-Richtlinie bildet das Rückgrat der Prävention. Sie definiert die Regeln zur Einführung neuer Lösungen und Technologien und hilft dabei, Risiken frühzeitig zu erkennen und zu kontrollieren. Dennoch zeigt eine Umfrage von Entrust unter 1.000 IT-Experten, dass 37 % der Unternehmen keine klaren Konsequenzen für die Nutzung von Schatten-IT festgelegt haben – ein unverantwortliches Risiko in einer zunehmend digitalisierten Welt.
Fünf Takeaways zur Schatten-IT
1. Schatten-IT ist ein Geschäftsrisiko und kein reines IT-Problem
Nicht genehmigte Lösungen gefährden die Datensicherheit, Compliance und Unternehmensreputation – oft ohne Wissen der IT.
2. Vollständige Transparenz ist der erste Schritt zur Kontrolle
Nur wer seine komplette IT-Landschaft kennt, inklusive Schatten-IT, kann Risiken effektiv managen und beheben.
3. Mitarbeitende handeln selten böswillig, aber oft unbedacht
Fehlende Awareness und eingeschränkte Möglichkeiten bei der Auswahl von zugelassenen Lösungen führen häufig zur Nutzung von unsicheren und unerlaubten Alternativen.
4. Technologie allein reicht nicht
IT Asset Discovery-Lösungen oder CASB-Tools müssen mit Schulungen und einer offenen Unternehmenskultur kombiniert werden.
5. Ohne Richtlinien auch kein klarer Schutz
Eine unternehmensweite Schatten-IT-Policy mit klaren Konsequenzen ist essenziell – und diese Richtlinie fehlt nach aktuellen Studien bei mehr als einem Drittel der Unternehmen.
Fazit
Schatten-IT ist mehr als nur ein kleines Problem – sie ist ein potenzieller Brandherd für Sicherheitslücken, Datenverluste und gesetzliche Konsequenzen. Unternehmen, die sich nicht aktiv damit auseinandersetzen, riskieren nicht nur Millionenverluste, Höchste Zeit, Licht ins Dunkel zu bringen – bevor es zu spät ist.
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